Polityka Prywatności

1. Wprowadzenie

Administratorem Twoich danych osobowych jest CyfrOrd z siedzibą pod adresem ul. Marszałkowska 27/35, 00-639 Warszawa, Polska (dalej: „Administrator", „my", „nas" lub „CyfrOrd"). Niniejsza Polityka Prywatności opisuje, w jaki sposób zbieramy, wykorzystujemy, przechowujemy i chronimy Twoje dane osobowe w związku z korzystaniem z naszej strony internetowej dostępnej pod adresem cyfrord.pl oraz usług edukacyjnych i coachingowych oferowanych przez CyfrOrd.

Dokładamy wszelkich starań, aby przetwarzanie danych osobowych odbywało się zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (RODO) oraz polskimi przepisami o ochronie danych osobowych. Szanujemy Twoją prywatność i zapewniamy przejrzystość w zakresie gromadzenia oraz wykorzystywania informacji.

Korzystając z naszej strony internetowej lub naszych usług, potwierdzasz, że zapoznałeś się z treścią niniejszej Polityki Prywatności. W razie pytań dotyczących przetwarzania Twoich danych, skontaktuj się z nami pod adresem e-mail: [email protected].

2. Jakie dane zbieramy

W ramach działania serwisu cyfrord.pl oraz świadczenia usług edukacyjno-coachingowych, możemy zbierać następujące kategorie danych osobowych:

• Dane identyfikacyjne: imię i nazwisko podane w formularzu kontaktowym lub podczas rejestracji na sesję coachingową.
• Dane kontaktowe: adres e-mail oraz numer telefonu, które podajesz dobrowolnie w celu umówienia konsultacji lub otrzymywania informacji o programie.
• Adres IP: zbierany automatycznie przez serwer podczas Twojej wizyty na stronie w celu zapewnienia prawidłowego działania serwisu i bezpieczeństwa.
• Pliki cookies: niewielkie pliki tekstowe zapisywane na Twoim urządzeniu, służące do zapewnienia funkcjonalności strony oraz, za Twoją zgodą, do celów analitycznych i personalizacyjnych.
• Dane o korzystaniu z serwisu (dane analityczne): informacje o stronach odwiedzonych w obrębie serwisu, czasie spędzonym na poszczególnych podstronach, kliknięciach i źródle ruchu.
• Informacje o urządzeniu: typ przeglądarki, system operacyjny, rozdzielczość ekranu i typ urządzenia, zbierane automatycznie przez narzędzia analityczne.
• Dane z formularzy: treść wiadomości przesłanej przez formularz kontaktowy, a także informacje podane w ankietach wstępnych przed rozpoczęciem programu.

Nie zbieramy celowo danych wrażliwych (takich jak dane dotyczące zdrowia, przekonań politycznych, wyznania czy orientacji seksualnej). Jeśli przypadkowo otrzymamy takie informacje, niezwłocznie je usuniemy.

3. W jaki sposób zbieramy dane

Twoje dane zbieramy za pośrednictwem kilku kanałów:

• Formularze na stronie: formularz kontaktowy na stronie /kontakt/, w którym podajesz swoje imię, adres e-mail i opcjonalnie numer telefonu oraz treść wiadomości.
• Pliki cookies i technologie śledzenia: cookies niezbędne do działania serwisu są umieszczane automatycznie. Cookies analityczne i marketingowe są aktywowane wyłącznie po uzyskaniu Twojej wyraźnej zgody za pośrednictwem bannera cookies.
• Narzędzia analityczne: korzystamy z Google Analytics w celu analizy ruchu na stronie. Google Analytics zbiera anonimowe dane o korzystaniu z serwisu. Szczegóły dotyczące przetwarzania danych przez Google znajdziesz w polityce prywatności Google.
• Logi serwera: nasz dostawca hostingu automatycznie rejestruje informacje techniczne, takie jak adres IP, data i godzina wizyty, adres URL żądanej strony oraz kod odpowiedzi HTTP.
• Korespondencja e-mail: gdy kontaktujesz się z nami bezpośrednio drogą mailową na adres [email protected], przechowujemy treść korespondencji oraz dane, które dobrowolnie nam przekazujesz.

4. Dlaczego zbieramy dane (podstawa prawna)

Przetwarzamy Twoje dane osobowe wyłącznie wtedy, gdy mamy ku temu odpowiednią podstawę prawną wynikającą z art. 6 RODO. Poniżej przedstawiamy cele przetwarzania i odpowiadające im podstawy prawne:

• Realizacja umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO): przetwarzamy Twoje dane, gdy jest to niezbędne do świadczenia usługi, na którą się zdecydowałeś, np. przeprowadzenie sesji coachingowej, dostarczenie materiałów edukacyjnych czy obsługa zamówienia.
• Zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO): gdy wyrażasz zgodę na przetwarzanie danych w określonym celu, np. na otrzymywanie wiadomości informacyjnych lub na umieszczenie analitycznych plików cookies. Masz prawo wycofać zgodę w każdym momencie.
• Prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO): przetwarzamy dane w celach analitycznych (poprawa jakości serwisu), zapewnienia bezpieczeństwa (ochrona przed atakami), a także w celu dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami.
• Obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO): w sytuacjach, gdy przepisy prawa (np. przepisy podatkowe lub rachunkowe) zobowiązują nas do przechowywania określonych danych.

5. Jak wykorzystujemy dane

Zgromadzone dane osobowe wykorzystujemy wyłącznie w następujących celach:

• Świadczenie usług: organizacja i prowadzenie sesji coachingowych, dostarczanie materiałów edukacyjnych, zarządzanie postępami uczestników programu.
• Obsługa zapytań: udzielanie odpowiedzi na wiadomości przesłane przez formularz kontaktowy lub e-mail, umówienie konsultacji wstępnych.
• Analityka i poprawa serwisu: analiza sposobu korzystania ze strony, identyfikacja popularnych treści, optymalizacja doświadczenia użytkownika. Dane te są anonimizowane lub pseudonimizowane tam, gdzie to możliwe.
• Komunikacja marketingowa: wysyłanie informacji o nowych programach, materiałach lub aktualizacjach, wyłącznie jeśli wyraziłeś na to wyraźną, oddzielną zgodę. Każda wiadomość zawiera możliwość rezygnacji z dalszej komunikacji.
• Bezpieczeństwo: ochrona serwisu przed nieautoryzowanym dostępem, atakami i nadużyciami.
• Wypełnianie obowiązków prawnych: prowadzenie dokumentacji wymaganej przez przepisy prawa podatkowego i rachunkowego.

6. Okres przechowywania danych

Przechowujemy Twoje dane osobowe przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa lub uzasadniony naszym prawnie uzasadnionym interesem. Szczegółowe okresy retencji:

• Dane z formularza kontaktowego: przechowywane przez 2 lata od momentu ostatniego kontaktu, chyba że dalsze przetwarzanie jest niezbędne do realizacji umowy.
• Dane uczestników programu: przechowywane przez czas trwania programu oraz 3 lata po jego zakończeniu w celu ewentualnego dochodzenia roszczeń.
• Dane analityczne (cookies): cookies analityczne wygasają po maksymalnie 13 miesiącach od ostatniej aktywności. Zagregowane dane statystyczne mogą być przechowywane dłużej w formie anonimowej.
• Logi serwera: przechowywane przez 12 miesięcy, po czym są automatycznie usuwane.
• Dokumentacja rachunkowa i podatkowa: przechowywana przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy, zgodnie z przepisami polskiego prawa.
• Zgody marketingowe: dane przetwarzane na podstawie zgody przechowujemy do momentu jej wycofania, a sam fakt udzielenia zgody archiwizujemy przez 3 lata.

Po upływie wskazanych okresów dane są trwale usuwane lub anonimizowane w sposób uniemożliwiający identyfikację osoby, której dotyczą.

7. Udostępnianie danych

Nie sprzedajemy Twoich danych osobowych podmiotom trzecim. Twoje dane mogą być udostępniane wyłącznie następującym kategoriom odbiorców, w zakresie niezbędnym do realizacji wskazanych celów:

• Dostawca usług hostingowych: firma zapewniająca hosting strony internetowej, przetwarzająca dane na serwerach zlokalizowanych w Europejskim Obszarze Gospodarczym (EOG).
• Dostawca narzędzi analitycznych: Google LLC (Google Analytics), przetwarzający anonimowe dane o korzystaniu z serwisu. Korzystamy z funkcji anonimizacji adresów IP.
• Dostawca usług e-mail: zewnętrzny dostawca poczty elektronicznej, wykorzystywany do obsługi korespondencji z uczestnikami programu.
• Podmioty przetwarzające płatności: w przypadku transakcji online, dane niezbędne do realizacji płatności są przekazywane operatorowi płatności, który działa jako niezależny administrator tych danych.
• Organy publiczne: w sytuacjach wymaganych przepisami prawa, np. na żądanie sądu, prokuratury lub organów skarbowych.

Każdy podmiot, któremu powierzamy przetwarzanie danych, jest zobowiązany do zachowania poufności i stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa na mocy zawartych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych.

8. Przekazywanie danych poza EOG

Co do zasady, Twoje dane osobowe są przetwarzane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego. W przypadku korzystania z usług Google Analytics, dane mogą być przekazywane do Stanów Zjednoczonych. W takim przypadku transfer danych odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni poziom ochrony danych (EU-US Data Privacy Framework) lub Standardowych Klauzul Umownych (SCC) zatwierdzonych przez Komisję Europejską.

Stosujemy dodatkowe zabezpieczenia techniczne, takie jak szyfrowanie danych w transmisji i pseudonimizacja, aby zminimalizować ryzyko związane z przekazywaniem danych poza EOG.

9. Twoje prawa

Na mocy RODO (art. 15-22) przysługują Ci następujące prawa w odniesieniu do Twoich danych osobowych:

• Prawo dostępu (art. 15): masz prawo uzyskać informację o tym, czy przetwarzamy Twoje dane, a jeśli tak, uzyskać do nich dostęp oraz otrzymać kopię danych.
• Prawo do sprostowania (art. 16): jeśli Twoje dane są nieprawidłowe lub niekompletne, masz prawo żądać ich poprawienia lub uzupełnienia.
• Prawo do usunięcia (art. 17): w określonych przypadkach masz prawo żądać usunięcia swoich danych osobowych (tzw. „prawo do bycia zapomnianym").
• Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18): możesz żądać ograniczenia przetwarzania Twoich danych w określonych sytuacjach, np. gdy kwestionujesz prawidłowość danych.
• Prawo do przenoszenia danych (art. 20): masz prawo otrzymać swoje dane w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego.
• Prawo do sprzeciwu (art. 21): możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, w tym wobec profilowania.
• Prawo do wycofania zgody (art. 7 ust. 3): jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie Twojej zgody, możesz ją wycofać w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

Aby skorzystać z powyższych praw, skontaktuj się z nami pod adresem e-mail: [email protected] lub pisemnie na adres: CyfrOrd, ul. Marszałkowska 27/35, 00-639 Warszawa. Odpowiedź na Twoje żądanie udzielimy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 30 dni od otrzymania wniosku.

Masz również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, strona internetowa: uodo.gov.pl.

10. Pliki cookies

Nasza strona internetowa wykorzystuje pliki cookies. Poniżej opisujemy rodzaje stosowanych plików cookies, ich cel i czas przechowywania:

Przy pierwszej wizycie na stronie wyświetlamy banner informujący o plikach cookies. Możesz zaakceptować wszystkie cookies, odrzucić opcjonalne lub skonfigurować swoje preferencje. Swoją decyzję możesz zmienić w dowolnym momencie, czyszcząc pliki cookies w ustawieniach przeglądarki.

Możesz również zarządzać plikami cookies na poziomie przeglądarki internetowej. Większość przeglądarek umożliwia blokowanie lub usuwanie plików cookies w ustawieniach prywatności. Pamiętaj, że wyłączenie plików cookies niezbędnych może wpłynąć na prawidłowe działanie strony.

11. Prywatność dzieci

Nasza strona internetowa i usługi są skierowane wyłącznie do osób pełnoletnich. Nie gromadzimy świadomie danych osobowych od osób poniżej 16 roku życia. Jeżeli uzyskamy informację, że nieświadomie zebraliśmy dane dziecka poniżej 16 lat, niezwłocznie podejmiemy kroki w celu ich usunięcia. Jeśli jesteś rodzicem lub opiekunem prawnym i uważasz, że Twoje dziecko przekazało nam swoje dane osobowe, prosimy o kontakt pod adresem [email protected].

12. Zmiany w Polityce Prywatności

Możemy okresowo aktualizować niniejszą Politykę Prywatności w celu odzwierciedlenia zmian w naszych praktykach dotyczących przetwarzania danych, zmian prawnych lub organizacyjnych. O istotnych zmianach poinformujemy Cię poprzez wyraźne powiadomienie na stronie internetowej lub, jeśli dysponujemy Twoim adresem e-mail i wyraziłeś zgodę na komunikację, drogą mailową.

Zachęcamy do regularnego zapoznawania się z treścią niniejszego dokumentu. Data ostatniej aktualizacji jest zawsze widoczna na początku strony. Kontynuowanie korzystania z serwisu po wprowadzeniu zmian oznacza akceptację zaktualizowanej Polityki Prywatności.

Archiwalne wersje Polityki Prywatności są dostępne na życzenie, po skontaktowaniu się z nami drogą mailową.

13. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy odpowiednie techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa w celu ochrony Twoich danych osobowych przed nieautoryzowanym dostępem, utratą, zniszczeniem lub ujawnieniem. Do stosowanych zabezpieczeń należą:

• Szyfrowanie transmisji danych za pomocą protokołu SSL/TLS.
• Regularne aktualizacje oprogramowania i systemów zabezpieczeń serwera.
• Ograniczenie dostępu do danych osobowych wyłącznie do upoważnionych osób.
• Regularne przeglądy i audyty procedur bezpieczeństwa.
• Stosowanie silnych haseł i uwierzytelniania wielopoziomowego do systemów administracyjnych.

Pomimo stosowania odpowiednich środków ostrożności, żadna metoda przesyłania danych przez Internet ani metoda elektronicznego przechowywania danych nie jest w pełni bezpieczna. Dlatego nie możemy zagwarantować absolutnego bezpieczeństwa Twoich danych, jednak dokładamy wszelkich starań, aby ryzyko naruszenia ochrony danych było minimalne.

14. Dane kontaktowe

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych i niniejszej Polityki Prywatności możesz skontaktować się z nami:

Staramy się odpowiadać na wszystkie zapytania dotyczące prywatności w ciągu 7 dni roboczych. W przypadku złożonych wniosków dotyczących realizacji praw wynikających z RODO, termin odpowiedzi może wynosić do 30 dni, o czym zostaniesz poinformowany.